El calendario avanza y, con él, la presión sobre las pequeñas y medianas empresas para adaptarse a una de las reformas tecnológicas más relevantes de los últimos años.
La Agencia Tributaria ha puesto fecha a la aplicación de sanciones para quienes mantengan sistemas de facturación obsoletos.
A partir de enero, las sociedades mercantiles que no hayan actualizado su software conforme al reglamento Verifactu se enfrentarán a multas de hasta 50.000 euros.
Este movimiento se enmarca en la estrategia de lucha contra el fraude fiscal impulsada por la Ley Antifraude de 2021. No se trata solo de prohibir la venta de programas de facturación manipulables, sino de sancionar directamente la tenencia de sistemas no homologados en los negocios.
Qué supone el reglamento Verifactu
El reglamento para los programas de facturación, aprobado a finales del año pasado y publicado en el BOE, definió los requisitos que debe cumplir cualquier sistema para ser legal.
Desde julio de 2025, los fabricantes están obligados a comercializar únicamente software certificado, con características como la trazabilidad completa de las operaciones, la imposibilidad de eliminar registros y la creación automática de un historial de eventos.
Para las empresas, la obligación comienza en enero de 2026. En cambio, los trabajadores autónomos tendrán un plazo adicional hasta julio del mismo año para adaptarse.
Este desfase temporal responde a la distinta capacidad de recursos de cada colectivo, aunque en ambos casos el incumplimiento podrá derivar en sanciones severas.
Multas de hasta 50.000 euros por ejercicio
Las sanciones previstas son especialmente contundentes. La AEAT confirma que mantener un programa no certificado, alterarlo tras su homologación o utilizar sistemas que permitan borrar facturas constituye infracción grave.
En estos casos, la multa alcanzará los 50.000 euros por cada ejercicio en el que se haya cometido la irregularidad.
La Agencia Tributaria explica que los supuestos son amplios. No se trata únicamente de programas antiguos que nunca fueron certificados, sino también de sistemas mal homologados o manipulados con posterioridad.
En la práctica, esto significa que una pyme que ignore la normativa podría enfrentarse a sanciones acumuladas por varios ejercicios si no actúa con rapidez.
Qué cambia para las pymes
El gran reto para las pequeñas y medianas empresas no es tanto la compra de un nuevo software, ya que el mercado ya ofrece soluciones homologadas, sino la adaptación de sus procesos internos. La obligatoriedad de generar registros inalterables y de conservar un historial completo de facturación obliga a revisar cómo se documentan las operaciones.
Además, el reglamento establece que cada transacción debe registrarse en el mismo momento en que se produce, lo que implica que no será posible emitir facturas “a posteriori” sin dejar rastro.
También se exige que la información fiscal esté separada de otros datos del negocio, para que la AEAT pueda acceder de forma directa a los registros relevantes.
La patronal de las pequeñas empresas ha advertido que el principal problema no es económico, sino de conocimiento. Muchas pymes desconocen que su software actual no cumple con Verifactu y no cuentan con asesoría tecnológica suficiente. Esta brecha de información puede provocar sanciones inesperadas en los primeros meses de aplicación.
Una obligación que requiere inversión
La adaptación a Verifactu supone un coste inicial que dependerá del tamaño de la empresa y de la complejidad de sus operaciones. Según estimaciones, el cambio de software en una pyme media puede oscilar entre 2.000 y 5.000 euros, incluyendo licencias, formación del personal y migración de datos.
No obstante, los expertos subrayan que este gasto debe entenderse como una inversión en seguridad jurídica. Además de evitar sanciones, los nuevos sistemas mejoran la trazabilidad, facilitan auditorías internas y aportan garantías frente a posibles conflictos con clientes o proveedores.
Plazos y margen de actuación
Las sociedades mercantiles tienen hasta el 31 de diciembre de 2025 para implantar un programa homologado. Los autónomos disponen de seis meses más, hasta julio de 2026. Los fabricantes y proveedores de software ya están obligados desde julio de 2025 a comercializar únicamente programas que cumplan la normativa.
Esto significa que, aunque la fecha límite se acerca, el mercado ya ofrece opciones certificadas. La recomendación de los expertos en fiscalidad es no esperar al último momento.
La implementación de un nuevo sistema requiere tiempo para formar al personal y resolver incidencias técnicas, por lo que retrasar la decisión puede ser arriesgado.
El papel de la inspección de Hacienda
La AEAT ha confirmado que las inspecciones no se basarán únicamente en visitas físicas. El cruce de datos digitales, los registros de facturación y la trazabilidad informática permitirán detectar irregularidades sin necesidad de acudir a los locales de los negocios.
Este nuevo enfoque responde al uso de herramientas analíticas más sofisticadas y al objetivo de reducir la economía sumergida.
Las organizaciones empresariales piden que se garantice un periodo de adaptación realista y que se eviten sanciones automáticas en los primeros meses. Sin embargo, desde Hacienda insisten en que la ley lleva años aprobada y que los plazos han sido comunicados con suficiente antelación.